Ezért fontos, hogy Ön székhelyszolgáltató választásakor ne csak az ár alapján döntsön, hanem gondosan vizsgálja meg, milyen szolgáltatóra bízza üzleti levelezését.
1. Átvesszük
A postai leveleket minden nap átvesszük.
2. Szkenneljük
Az átvett leveleket felbontjuk, szkenneljük
3. E-mailben továbbítjuk az átvétel napján
A szkennelt leveleket e-mailben továbbítjuk, hogy Ön haladéktalanul értesüljön azok tartalmáról.
(Vannak sajnos székhelyszolgáltató irodák, ahol a szkennelést és az e-mailezést csak "szívességi alapon" végzik, és a szerződésben konkrétan kizárnak minden felelősséget az ennek elmaradásából eredő károkozásra.)
4. Másolat a könyvelőnek
Ha a mi irodánk végzi az Ön cégének a könyvelését, akkor ez természetes. Ha pedig Ön kéri, akkor az Ön tőlünk független könyvelőjének is elküldjük a leveleket másolatban, hogy a szükséges dokumentumok a könyvelőhöz is haladéktalanul eljussanak.
5. Sms-t is küldünk
Hogy Ön véletlenül se felejtse el megnézni e-mail fiókját, az e-mailen felül sms-ben is figyelmeztetjük a levél érkeztére.
6. Különös figyelmet igénylő küldemények
Különös figyelmet igénylő küldemények esetén másnap felhívjuk Önt telefonon, hogy biztosan megkapta-e az e-mailt, és szüksége van-e segítségre a levél értelmezéséhez?
(Nem turkálunk az Ön levelezésében, de az elmúlt 11 évben kialakult egyfajta rutinunk. Ha a feladó a NAV, a Magyar Közjegyzői Kamara, bíróság, vagy egy ügyvédi iroda, akkor a levél elolvasása nélkül is tudjuk hogy telefonálni szükséges.)
7. Továbbpostázzuk
Ha Ön kéri, szívesen továbbpostázzuk Önnek a leveleit, hogy eredetiben is Önnél legyenek a dokumentumok.
8. Archíváljuk
Az e-mailezés pozitív mellékhatása, hogy az Ön e-mailfiókjában akár évekre visszamenőleg is meglesz a teljes bejövő üzleti levelezése. Ha bármit vissza kell keresnie, az sokkal egyszerűbb lesz mint a fiókba, kesztyűtartóba, kukába kidobott levelek esetében. (Az e-mail tárgymező mindig a feladó neve és az átvétel napja, így a keresés gyakorlatilag gyerekjáték.)
9. Átadjuk
Leveleit nyitvatartási időnkben H-Cs:9.00-17.00, P:9.00-15.00 Ön bármikor átveheti irodánkban.